プロから教わる！ビジネスフォンの上手な選び方
いざ起業してオフィスを借りたのはいいものの、契約当初はオフィスには当然なにもありません。机や椅子はもちろんのこと、インターネット回線や電話回線すら開通してないので、壁から線も出てません。
オフィス家具は最悪何とかなるとしても、ビジネスでもっとも重要な電話番号とその電話番号に掛けたら受話器が鳴るオフィス用の電話（これをビジネスフォンといいます）の存在が無いと非常に不便です。
ここではこのビジネスフォンはどうやって手配すれば良いのかわからないすべての起業家のために３ステップで考えるビジネスフォンの導入手順についてご紹介します。
ぜひ起業したての方はもとより、起業準備中の方も参考にしてみてください。
STEP.1 具体的な使い方を考えましょう
それでは、まず最初に使い方について考えていきましょう。
ここでいう使い方とは『人に関係すること』と『機能に関係すること』の２つの項目に分けて考えます。これを行う事により、導入する為に必要な情報を洗い出す事ができます。
人数について考える
ビジネスフォンで一番大切な事は、使う人数について想定しておくことです。これは、後々の増設や機器を選ぶ事、回線を申し込む事など、全ての事に深く関係する重要な事です。
具体的には、以下のような数え方をします。
- 現時点の人数
- 同時に電話を使う可能性がある人数
- 数年先に増員する可能性がある人数
1番目の「現時点の人数」についてはわかりますね。今、事務所に何人いるのかという母数です。
2番目は入電を受ける人とその時に同時に発信している人や別の入電を受ける人など、事務所内で同時に通話する人数です。
目安としては、「外線使用中のランプが何個つくか？」ということを考えましょう。
3番目は、数年先に増員する可能性です。３年先、５年先とビジネスフォンは長く使えるものです。
しかし、その間に増員などにより増設の必要があるにも関わらず、 増設ができなかった為に、泣く泣く機器入替をしたという事例もあり、予想外の出費を強いられるケースも多々見られます。 必ず、将来を見越したプランを最初から練っておく必要があります。
※増設：ビジネスフォンには設置できる電話機の上限が決まっています。ちなみにコードレス電話機は混線の影響により、一般的に2～3台までとなっています。
使いたい機能について考える
使う人数がおおよそ決まったら、次に最低限使いたい利用用途を簡単に考えておきます。
ビジネスフォンには多数の機能が搭載されているので、細かく調べて「この機能を使う！」のような事はしないで、 単純に「こういう事がしたい。これが無いと不便」のような事を箇条書きしておけばＯＫです。
以下によくお問い合わせを頂く機能について、簡単に列挙しました。このように利用用途に応じた機能があるので、利用用途を明確にする事が大切です。
| 利 用 用 途 | 電話機の機能でできるか？ | NTTの有料サービスでできるか？ | ||
| 可否 | 注意事項 | 可否 | サービス名称 | |
| 留守電を有効にしたい | ○ | 機種により方法が異なる | × | – |
| 時間外アナウンスをしたい | ○ | 機種により方法が異なる | × | – |
| 携帯へ転送したい | △ | 可能だがデメリットが多い | ○ | ボイスワープ |
| 代表番号からの入電を複数の電話で取りたい | × | – | ○ | ダイヤルイン |
| 相手の電話番号を表示させたい | △ | 条件付きで可能 | ○ | ナンバーディスプレイ |
| 通話を録音したい | ○ | 別途で録音装置が必要 | × | – |
STEP.2 利用する回線を把握しましょう
ビジネスフォン導入にあたり、必ずやらなくてはいけない事が「回線」の申込です。回線を申し込まなければ、電話はもちろんインターネットやFAXなどの通信も全くできません。
この回線申込などは、基本的にはお客様がご自身で手配をする必要がありますが、ＯＡランドなら回線のご相談からお申し込みまで承ります。また、地域や回線の種類により異なりますが、2週間～2か月程度の時間を要する事になるので、なるべく早く申し込みを行いましょう。
この回線についてはビジネスフォンよりもインターネットに関連する比重が大きい為、電話・FAX・インターネットの３点を使う事を念頭に置いた上でご説明を進めさせて頂きます。
※非常に複雑な部分でもあるので、困った時や分からない時、時間の無い時にはお気軽にご相談下さい。一般的な回線を把握しておきましょう
まずは一般的な回線について、特徴と名称を覚えましょう。
回線はNTTや各業者へお客様自身で申し込みを行う必要があるのですが、回線を申し込むに当たりまず困るのが回線の種類。大変多くの種類がありますが、ここがランニングコストを抑えるための大切なポイントです。
ここをしっかりと抑えないまま、毎月無駄な費用を使っている方を、本当によくお見かけします。今回はＯＡランドで一番ご相談の多いNTTが提供する以下の３つの回線をご紹介致しますので、大まかに回線と一部の用語などを理解し、どの回線を利用するのがベストかを一緒に考えましょう。
（厳密な表現をすると大変ややこしくなるので、当社の事例と合わせて噛み砕いてご説明しますので、ご容赦下さい）
各回線種別の特徴を下記のようにまとめました。 各々に一長一短がありますが、一番コストパフォーマンスが高く人気のあるものが「光」です。
※ch＝チャンネルとは、同時通信可能な数とお考え下さい。
実際の申込を手順を把握しておきましょう
回線の申込は、通常お客様自身でNTTや各業者へ申し込みを行うのですが、ＯＡランドでは回線のご相談からお申込手配まで承る事ができます。
※この申込みの際には、NTTが提供している回線のサービス（ナンバーディスプレイやダイヤルインと言われるオプション機能）も合わせて申し込みができます。このタイミングで申し込む事で後々の手間を削減してくれるので、STEP1で考えた事も合わせて申し込む手配をしましょう。
開通の時期について把握しておきましょう
NTT関係の工事業者が、実際に現場で回線をオフィス内に引き込む作業を行うと、実際に回線開通となります。
開通までの期間は以外と長く、申込内容と地域により大幅に異なりますが、おおよその目安として、申込から起算して、約2週間～約2ヵ月程度の時間がかかります。その為、予め時間に余裕を持って申し込む必要があります。
この回線の引込をもって無事に回線が開通となり、ビジネスフォンやインターネット、FAXを使用する準備が整った段階となります。
※この引込完了後に、機器を導入して設定を行い実際に使う事ができますが、トラブル防止のため、可能な限りビジネスフォン工事は、この引込作業時と同時に行う事が最適です。
STEP.3 導入する商品について検討しましょう
最後のステップでは実際に機種を選んだり相談したりして、見積りを取ります。
ここがビジネスフォン導入時の注意するべき点で、 ビジネスフォンは使う用途により金額が大きく変わります。その為、部分的な安さなどに捉われず、使用用途に合わせたトータルでの金額について注意深く見ていきます。
中古なのか、新品なのかを検討しましょう
ビジネスフォン導入時には、まず一般的な選択肢として、中古か新品という選択肢があります。
それぞれ一長一短ですが、ビジネスフォンはコピー機などとは異なり、機器に関係する継続的なランニングコストはリース費用以外は発生しません。
ただ、中古・新品どちらを選んでも必ず通信費だけはかかりますが、 機器を購入する段階ではあまりランニングコスト面は意識しなくてもさほど問題はありません。
※機器の保守プランもありますが、導入例は少ないので割愛します。また、長期間使う事ができるものでもあるので、買い替えのサイクルも比較的長いものです。STEP1、STEP2で考えた事を念頭に置いた上で、極力長期間使い続けられる構成で導入しましょう。
以下に中古と新品について、簡単に特徴を記載しました。 使い道や導入方法、地域などにより異なりますが、一つの参考にして下さい。
| 特徴項目 | 中古品 | 新品 | ||
| 推奨度 | 特記事項 | 推奨度 | 特記事項 | |
| 導入コスト | ◎ | 新品比較で非常に安い | △ | 比較的高額になりがち |
| 支払面 | △ | 事前に現金が必要 | ◎ | リースで導入可能 |
| 性能面 | ○ | ほぼ新品と変わらない基本性能を搭載 | ◎ | 最新の多種多様な機能が使用可能 |
| オプション面 | ○ | 在庫に左右される | ○ | 自由にできるが高額 |
| 通信費用面 | どちらを選んでも同じ | |||
見積を実際にとりましょう
ここではSTEP1・STEP2で考えた事をもとに、実際に見積り依頼をします。
使いたい人数と使いたい機能（使い方）、導入予定の回線の種類に加え、設置する場所の状況を詳しく伝えれば、 より正確な見積りとして反映されます。
ここまで実際に考えてきた方は気付いていると思いますが、「使いやすいから」とか「有名だから」といった理由でメーカーや機種から選ばないことです。ほとんどと言っていいほど機能の違いも無く、使い勝手も大幅に変わりません。
大事な事は使いたい人数と使う機能（使い方）です。
ビジネスフォンは機種を選ぶというよりも、ヒアリングベースで見積りを提出してもらい、「提案された内容に対してどこまで自分に必要があるか？」という視点で判断するほうがベターです。
導入を決める前に一旦、考えましょう
最後は注文を入れる前に必ず確認しておくべき事項のチェックです。
見せかけの価格に惑わされるのでは無く、下記のようなチェックポイントをお客様自身で行う事で、後々のトラブルを回避する事に繋がります。気を抜かずにしっかり最後までチェックし、良い買い物にしましょう！
責任の所在を確認する！
通信系のトラブルは非常にデリケートな問題です。実際に問題が起きた時は、問題点の切り分けを行いながら原因をつきとめます。
その場合、NTTなのか工事責任者なのか使用者なのか、多くの可能性がありますので、どこからどこまでを誰の責任でやっているのか？という事をしっかり認識しましょう。
保証期間を確認する！
ＯＡランドでは中古品の機器保証期間は1ヶ月間としておりますが、全く保証期間のない業者もいます。特に中古品の場合は、ささいな故障が見過ごされるケースもありますので、しっかりここは確認しておきましょう。
工事日を確認し、余裕を持った納期設定にする！
実際、現場では起こりえない事が起こり、工事時間が予定よりずれ込む事が多くあります。
万が一にも、営業開始日や重要な日に工事を入れた場合、そのずれ込みにより多大な損失が発生しかねません。トラブル防止の為にも、前日や１週間前など余裕をもった工事日を設定しましょう。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
少し難しい専門用語も出てきていますが、できるだけ伝わるように記載させていただきました。
世の中にはまだまだ悪徳業者と呼ばれる企業も残念ですが存在します。
せめてこの記事をご覧いただいた方は、正しく賢い買い物ができるようにサポートいたしますので、ぜひ困った時にはOAランドまでご相談ください。
